Dans l’article précédent, nous avons abordé les éléments à prendre en compte avant de rédiger un email :
- Pourquoi vouloir être efficace dans sa communication par e-mail?
- Définir son objectif.
- Choisir ses destinataires.
Dans ce deuxième billet, nous évoquerons l’importance de l’objet, la personnalisation et la structuration d’un email efficace.
Nous terminerons avec la politesse : un élément incontournable en matière d’e-mails professionnels !
Bonne lecture.
Conseil n°5 : de l’importance de l’objet
Savez-vous pourquoi l’objet est si important en matière d’e-mail ?
L’objet est le seul élément lu par 100% des destinataires (avec parfois la première phrase…).
100% des lecteurs sont encore présents à ce stade !
Alors, soyez pertinent et efficace.
L’objet est un résumé de votre objectif
Il doit préciser les éléments factuels :
- Q comme Qui: qui est concerné ?
- Q comme Quoi: de quoi parle votre message ? Quelles sont les actions attendues ?
- O comme Où: dans quel lieu, quel emplacement ?
- Q comme Quand: quand l’action doit-elle être réalisée ?
- C comme Comment? quelle méthode utiliser pour réaliser l’action ?
- P comme pourquoi: pourquoi effectuer cette action, pourquoi avez-vous besoin d’une réponse ?
Il n’est pas nécessaire d’indiquer tous les éléments du QQOQCP dans votre objet.
Vous devez sélectionner ceux qui aideront votre destinataire à comprendre ce que vous attendez de lui.
Ceci, avant même qu’il ait lu la première phrase.
L'objet doit être précis
Voici un objet court et imprécis :
Objet : budget dossier MAVERICK
Il manque un élément.
S’agit-il d’une simple information ? Une action est-elle attendue ? Une analyse est-elle nécessaire ?
Voici deux versions corrigées de cet objet
Objet n°1 : Dossier MAVERICK : budget à corriger avant le 13/01
Objet n°2 : budget dossier MAVERICK pour analyse
L'objet doit être court
6 à 8 mots maximum.
Pourquoi ?
Au-delà, il risque tout simplement de ne pas être lu.
Voire de ne pas s’afficher en entier.
Par exemple, sur un smartphone.
Conseil n°6 : structurez votre e-mail
La structure classique
- la formule de politesse en entrée,
- le contexte,
- la demande ou l’information qui est l’objet de l’email,
- la formule de politesse de sortie.
- Objet: 100%
- 1er paragraphe 80%
- 2ème paragraphe 60%
- 3ème paragraphe 40%
- Tu n’es pas au courant que la réunion de demain est décalée ?
- Non.
- Mais si, c’était marqué dans le mail de jeudi dernier.
- …
La structure journalistique
Vous obtiendrez la structure suivante :
- Formule de politesse de début de message
- Objectif
- Contexte
- Formule de politesse de fin de message.
Commencez par le plus important
N’écrivez plus :
« Salut Corinne,
Concernant le dossier MAVERICK, …
Blablabla de 3 lignes pour indiquer le contexte et introduire la demande.
…
…
Pourrais-tu me transmettre s’il te plait la facture n° XXX ?
Merci… »
Ecrivez plutôt :
« Salut Corine,
Peux-tu me transmettre, s’il te plait la facture n°XXXX ?
Blablabla de 3 lignes pour indiquer le contexte et expliquer la demande
Merci… ».
Un dernier exemple :
Vous sollicitez un RDV avec un future client, même chose :
« Bonjour Monsieur,
Quelles sont vos disponibilités pour échanger… »
Conseil n° 6 : adressez-vous à votre destinataire
Il n’y a rien de pire qu’un email impersonnel.
Votre interlocuteur doit comprendre que c’est à lui et à lui seul que vous écrivez.
Première astuce :
Adressez-vous à lui en utilisant :
- son prénom si vous le connaissez suffisamment;
- son nom de famille précédé de Monsieur ou Madame si vous préférer conserver un certain formalisme.
Deuxième astuce :
Evitez le « je » au maximum.
Selon votre proximité avec votre destinataire, utilisez- le « vous » ou le « tu ».
Un email avec un « Je » au début de chaque phrase donne l’impression de ne pas s’intéresser à son destinataire.
Un exemple concret ?
Vous envoyez une candidature par e-mail.
N’écrivez plus :
« Je vous transmets mon CV.
J’ai une expérience de … »
Ecrivez :
« Vous trouverez mon CV en pièce jointe.
Vous pourrez constater mon expérience… »
Avec un peu d’entrainement, toutes les phrases peuvent se tourner vers le destinataire.
Conseil n° 7 : La politesse n’est pas une option
En premier lieu, une règle simple :
TOUJOURS DIRE BONJOUR !
J’ai utilisé des majuscules.
Ce qui correspond à crier en matière de netiquette.
Je le fais afin d’être sûr qu’il n’y ait plus de doutes sur le sujet.
Même s’il s’agit d’un collègue que vous voyez souvent.
Votre premier e-mail de la journée commence et finit par une formule de politesse.
Comment faire si vous écrivez souvent à la même personne.
Commencez le premier e-mail de la journée par une formule de politesse.
Pour les suivants, utilisez le prénom ou le nom de la personne au début du mail.
Un exemple :
- Premier e-mail: salut Jacques.
- Deuxième e-mail: Jacques, est-ce que tu peux…
Avec une personne que vous connaissez moins :
- Bonjour Monsieur UNTEL,
- Monsieur UNTEL, pourriez-vous s’il vous plait?
La suite le mois prochain
Dans le dernier article de cette série de 3, nous aborderons la mise en forme et le langage à utiliser dans les e-mails professionnels.
