Il y a beaucoup de choses à dire sur la rédaction des e-mails.
Encore plus dans un contexte professionnel où l’email est devenu l’un des outils de communication les plus utilisés. Voire peut-être le plus utilisé.
A l’origine, j’avais prévu un seul article. Il y en aura finalement 3.
Celui-ci est le premier.
Vous y trouverez l’introduction ainsi que les notions d’objectifs et de choix des destinataires.
Conseil n°1 : pourquoi écrire un email efficace ?
Avez-vous déjà envoyé un e-mail important sans recevoir de réponse ?
Avez-vous passé plusieurs minutes à tenter de comprendre pourquoi un e-mail vous concernait ?
A essayer de déterminer quelles actions étaient attendues de votre part ?
Je pense que si…
En matière d’e-mail, être efficace est une question de survie.
Un salarié reçoit en moyenne 30 mails par jour. Pour un cadre dirigeant, le score monte à 63[1].
27 % des mails reçus ne sont jamais lus.
4 secondes…
C’est le temps passé pour scanner l’objet et la première phrase.
Soit, le temps pour décider du sort d’un mail.
Alors, d’après-vous, que se passe-t-il si l’objet de votre email n’est pas clair ?
Si la première phrase ne donne pas envie de lire la suite ?
Un e-mail mal rédigé est un peu comme un CV avec des fautes d’orthographes.
Il finit, au mieux, dans la pile avec les 200 au 300 autres CV.
Au pire, il ira directement rejoindre la poubelle.
Conseil n°2 : définissez votre objectif de communication
Avant de commencer la rédaction, interrogez-vous :
- Pourquoi écrivez-vous cet e-mail?
- Que souhaitez-vous que votre interlocuteur fasse après avoir lu votre email ?
- Que doit-il penser, comprendre ou retenir de votre message ?
- Quand et comment doit il agir ?
Ces questions vous aideront à définir clairement votre objectif.
Voici des exemples d’objectifs issus du contexte professionnel :
- Transmettre une information
- Répondre à une demande
- Sensibiliser
- Organiser un événement professionnel (RDV, réunion, etc.)
- Demander une information, un document, etc
- Effectuer un rappel à l’ordre
- Etc
Si votre objectif est clair pour vous, il sera clair dans l’esprit de votre destinataire.
Faites le travail en amont.
Vous faciliterez celui de votre destinataire.
Définir votre objectif vous permettra
- De le faire apparaitre clairement dans votre message.
- D’augmenter les chances d’atteindre votre but.
- De rédiger plus facilement votre objet et votre phrase d’accroche.
- De mieux structurer votre message.
Conseil n°3 : un seul objectif par e-mail
Pour être le plus clair possible, votre e-mail ne doit avoir qu’un seul et unique but.
C’est une règle importante en matière de communication.
Si vous multipliez les objectifs, vous brouillez votre message.
Vous diminuez les chances de les atteindre.
Vous avez plusieurs objectifs ?
Pas de panique.
Si c’est possible, choisissez d’envoyer plusieurs e-mails.
Vous ne pouvez pas découper votre message ?
Voici une recette de cuisine rédactionnelle pour vous aider :
- Hiérarchisez-les objectifs.
- Annoncez les dans l’objet (ex: objectif 1 + objectif 2).
- Structurez votre message afin d’avoir une intention claire par paragraphe.
- Séparez le tout avec des intertitres en gras ou en couleur qui reprennent les éléments annoncés en objet.
Conseil n° 4 : à chaque email sont destinataire
Bien identifier son ou ses destinataire(s) est essentiel.
Être destinataire permet de sentir concerné par le message.
C’est une façon de dire « oui, c’est bien à vous que s’adresse cet email ».
Être en copie introduit la notion que le message serait uniquement à but informatif, qu’il ne vous concernerait pas totalement.
Voici 3 situations que vous pourriez rencontrez :
1) vous attendez une action ou une réaction de la part de votre interlocuteur ?
Envoyez-lui un e-mail en l’identifiant comme unique destinataire.
Si vous multipliez les interlocuteurs, chacun pensera que c’est l’autre qui répondra à votre demande.
Vous alimenterez sans le vouloir la politique de la patate chaude ou celle de l’autruche.
Vous augmenterez également la pollution numérique dans votre entreprise.
Car oui, l’envoi d’un email a un cout énergétique qui n’est pas neutre. Il est équivalent à la consommation d’une ampoule sur le même temps.
2) Vous devez envoyer un seul email à plusieurs destinataires avec une action pour chacun
Vous allez nommer précisément chaque acteur afin qu’il se sente concerné.
Pour cela :
- Regroupez les actions par destinataires.
- Indiquez les prénoms ou le nom des destinataires dans l’objet.
- Rédigez un paragraphe par destinataires avec les actions attendues en commençant par le prénom de la personne ou le nom de la personne.
Voici un exemple ci-dessous
3° Vous souhaitez informer plusieurs personnes en même temps
Ne les mettez pas en copie sauf si vous ne souhaitez pas divulguer leur identité aux autres destinataires (voir « conseils sur l’usage du CCI » dans l’article n° 3 qui paraîtra début avril).
La suite le mois prochain
Le mois prochain (début mars), je vous proposerai la suite de mes conseils issus de ma pratique en en entreprise et mon expérience de formateur.
Nous aborderons l’importance de l’objet, la structuration et la personnalisation de l’email.
En attendant, et si vous êtes toujours là, merci de m’avoir lu.
